Project Management Assistant COD 185

A JEM Systems é uma empresa global de equipamentos e projetos de Life Safety, com escritórios em Phoenix, Londres, São Paulo e Joinville. A empresa busca um Project Management Assistant para fornecer suporte administrativo e operacional aos Project Managers, organizar informações e tarefas de projetos e apoiar a comunicação com clientes e empresas terceirizadas. A função também envolve acompanhar pendências, preparar materiais, participar de reuniões e dar cobertura durante ausências dos Project Managers.

Responsibilities:

• Dar suporte administrativo e operacional aos Project Managers
• Organizar e manter atualizadas as informações, arquivos, e-mails e tarefas dos projetos
• Apoiar a criação e organização de novos projetos no ClickUp e demais sistemas internos
• Coordenar solicitações de revisão e garantir que as informações necessárias estejam registradas
• Apoiar a comunicação e o acompanhamento de projetos com clientes e empresas terceirizadas
• Preparar amostras de projetos e outros materiais para envio aos clientes
• Acompanhar os projetos e realizar sinalizar os Project Managers a fazerem follow-ups com clientes sobre informações ou pendências
• Participar de reuniões com clientes e registrar os principais pontos e ações para acompanhamento dos Project Managers
• Dar suporte aos Project Managers durante períodos de férias ou ausência, acompanhando e-mails e pendências

Requirements:

• Ensino superior ou técnico cursando ou completo
• Desejável conhecimento em Gestão de Projetos
• Inglês intermediário/avançado
• Conhecimento básico/intermediário de Excel ou Google Sheets
• Desejável experiência ou familiaridade com ferramentas de gestão de projetos, como ClickUp, Asana, Monday ou similares
• Conhecimento intermediário de em pacote Office e Google Sheets
• Facilidade para aprender e utilizar novos sistemas e ferramentas
• Conhecimento básico de processos administrativos e organização de documentos
• Experiência prévia em funções administrativas, operacionais ou de suporte
• Boa capacidade de organização e gerenciamento de tarefas e prioridades
• Atenção aos detalhes e comprometimento com a qualidade e precisão das informações
• Boa comunicação escrita e verbal, especialmente para contato com clientes e equipes internas
• Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe
• Proatividade para identificar pendências e buscar soluções