Betreuung der Agentursoftware: Du übernimmst die Federführung für unser Kern-Tool productive. Dabei verantwortest du die vollständige Datenpflege von der New Biz Pipeline über Angebote und Projekte bis hin zur Ressourcenplanung.
Qualitätsmanagement & Reporting: Durch regelmäßige Kontrollen stellst du sicher, dass unsere Datenbestände korrekt und aktuell sind. Du erstellst Management-Reports und Dashboards, die unserer Geschäftsführung als fundierte Entscheidungsgrundlage dienen.
KI-gestützte Prozessoptimierung: Du identifizierst Optimierungspotenziale und professionalisierst unsere Workflows durch den Einsatz und die Entwicklung von KI-Tools und Agenten. Es ist deine Aufgabe, diese Technologien aktiv voranzutreiben und in den Agenturalltag zu integrieren.
CRM-Infrastruktur & Automatisierung: Du arbeitest in einer Taskforce an der Auswahl und Einführung eines neuen, KI-kompatiblen CRM-Systems (z. B. HubSpot). Ziel ist ein zentrales System für alle Kontaktarten – von Kund:innen bis hin zu Presse
und Medienkontakten.
Vertragsmanagement & Legal: Du unterstützt beim Aufsetzen und Prüfen von Kundenverträgen und begleitest die Umstellung unserer Vertragslandschaft auf wertbasiertes Pricing.
Operativer Support im New Business: Du unterstützt unsere VPs aktiv bei Pitches, pflegst Ausschreibungsportale und stellst die Konsistenz und Effizienz unserer Angebote sicher.

Innovationsgeist & KI-Affinität: Du begreifst KI nicht nur als Hilfsmittel, sondern hast große Lust, aktiv KI-Agenten und automatisierte Workflows zu bauen und diese technologische Entwicklung intern voranzutreiben.
Daten-Expertise: Du hast eine hohe Affinität zu Datenqualität und arbeitest extrem sorgfältig und genau. Repetitive Aufgaben erledigst du mit demselben hohen Qualitätsanspruch wie strategische Projekte.
Prozessverständnis: Du verstehst softwaregestützte Prozesse und hast die Fähigkeit, pragmatische Lösungen mittel
und langfristig zu professionalisieren.
Juristisches Grundverständnis: Du verfügst über solide Kenntnisse im Vertragsrecht und hast idealerweise bereits Erfahrung im Legal-Umfeld oder mit öffentlichen Ausschreibungen gesammelt.
KI-Mindset: KI ist für dich ein willkommenes Produktivitäts-Tool. Idealerweise hast du bereits erste Erfahrungen mit KI-gestützten Automatisierungen gesammelt.
Seniorige Arbeitsweise: Du agierst als Sparringspartner für unsere Unit Directors und scheust dich nicht davor, der Geschäftsführung klare Empfehlungen auszusprechen.
Soft Skills: Als ausgeprägter Teamplayer bleibst du auch bei Kurswechseln oder sich ändernden Prioritäten souverän und konstruktiv.

Hybride Arbeit: Du arbeitest an mindestens zwei Tagen pro Woche in unserem Office und kannst bis zu drei Monate im Jahr remote an einem europäischen Ort deiner Wahl arbeiten.
Entwicklung & Academy: Über unsere interne Academy bleibst du fachlich immer am Puls der Zeit. Unsere klare Feedback-Kultur hilft dir, deine Ziele zu erreichen.
Gesundheit & Vorsorge: Von Nilo Health über Urban Sports Club bis hin zu Jobrad und betrieblicher Altersvorsorge – wir investieren in dein Wohlbefinden.
Teamspirit: Dich erwartet ein herzliches Miteinander mit gemeinsamen Events und einer Kultur, die inspiriert, unterstützt und nachhaltig begeistert.

Senior Business Operations Manager

Key skills