Apporter une aide permanente à la Direction en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Assurer l’assistance du Président et du Directeur territorial : Gérer les courriers, les mails, et toute autre correspondance de la structure
Gérer l’agenda et les déplacements du Président, et du Directeur territorial
Gérer les représentations du Président et des élus mandatés
Préparer, planifier et organiser les réunions, les réceptions
Assurer le secrétariat des instances et commissions territoriales : Préparer et organiser les séances (convocation, constitution et envoi dossiers)
Rédiger et diffuser les comptes-rendus aux élus
Assurer la chancellerie des instances et le suivi des décisions
Vérifier et transmettre les notes de frais des élus à la comptabilité
Préparer et suivre les dossiers pour la COREQUA (Commission Régionale des Qualifications Artisanale)
Actualiser le fichier des élus et des VIP : Suivre les mandats et les désignations des élus
Suivre les mises à jour du fichier VIP
Assurer la fonction de référent patrimoine/achats/sécurité : Être l’interface entre la Direction territoriale Ardèche et le siège pour les questions liées au patrimoine, aux achats et à la sécurité
Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs et prestataires pour les bâtiments de Guilherand-Granges et Aubenas

De formation Bac+2/Bac +3
Vous justifiez d’une expérience minimum de 5 ans en tant qu’Assistant(e) d’une Présidence ou d’une Direction générale idéalement dans le secteur institutionnel.
Parfaitement polychrone
Vous êtes réactif(ve)
Rigoureux(se)
Sens des priorités
Sens de l’organisation
Sens de l’anticipation
Votre discrétion et votre sens de la confidentialité ont été reconnus et appréciés.
Doté(e) d’une excellente communication orale et écrite
À l’aise avec les outils Pack Office.
Un bon relationnel
Attitude positive
Esprit d’équipe et d’entraide

Assistant de direction

Key skills