Assistant(e) Administratif

En tant que Assistant(e) Administratif, vous aurez pour principales missions:

1. Gestion de l’accueil du site (15%)

• Accueil des collaborateurs internes (HCP, HMS) :

• Contrôle des entrées

• Enregistrement, orientation et accompagnement

• Gestion et mise à disposition des équipements de protections individuelles 

• Accueil des prestataires externes (HSE, maintenance, architectes…)

• Gestion du standard téléphonique : réception, filtrage, transmission des appels

1. Support logistique (5%)

• Gestion des réservations : taxis, salles de réunion, déjeuners/ petits déjeuners, véhicules de location, autre évènement collaborateur 

• Support à l’encadrement pour l’organisation logistique des séminaires, réunions, déplacements et évènements internes

   

1. Gestion opérationnelle de la communication & des visites (30 %)

• Mise à jour régulière et alimentation des contenus sur les supports de communication (tableau d’affichage, écrans dynamiques)

• Gestion des visites des collaborateurs de la Maison Hermès 

• Coordination avec la maroquinerie

• Réservation et installation des salles

• Préparation des équipements nécessaires

• Réalisation des visites (2h par visite)

• Support à l’organisation d’évènement site en lien avec le service RH 

   

1. Support Administratif (35%)

• Gestion du courrier entrant et sortant : distribution, affranchissement, envoi

• Traitement des factures fournisseurs en lien avec la comptabilité (scan, envoi, suivi)

• Point de contact principal pour les services généraux (maintenance, nettoyage…)

• Gestion des fournitures de bureau : commandes, suivi de stock, réception 

• Support au pôle maintenance et autres fonctions sur la gestion des contrats prestataires : relances, suivi, réception informatique des livraisons.

   

• Création, paramétrage et mise à jour des droits d’accès au site badgeage 

   

  5.Support à la sécurité (15%)

• Réalisation des accueils sécurité : CDI, CDD, intérimaires, stagiaires, parcours d'intégration Groupe

• Réalisation des commandes d’EPI en support au pôle HSE

• Gestion des dotations de vêtements de travail

 

Formation et Expérience :

• De formation Bac +2 de type Assistante de gestion/ Gestion des entreprises et des administrations avec expérience dans des fonctions administratives, d’accueil (idéalement en milieu industriel) 

• Très bonne maitrise des outils bureautiques

 

Compétences personnelles :

• Appétence pour la communication 

• Sens du service développé, posture d’accueil irréprochable. 

• Excellente communication orale et écrite.

• Rigueur, fiabilité, sens de l’organisation et bonne gestion des priorités. 

• Bonnes qualités relationnelles et d’adaptation

• Multitâches, capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique. 

• Proactivité, prise d’initiative et autonomie 

• Confidentialité et discrétion professionnelle.

   

"Créateur, artisan et marchand d’objets de haute qualité, Hermès est, depuis 1837, une maison française, familiale et indépendante qui emploie près de 25 185 collaborateurs dans le monde. Animé par un esprit d’entreprendre continu et une exigence constante, Hermès cultive la liberté et l’autonomie de chacun grâce à un management responsable. L’entreprise perpétue la transmission de savoir-faire d’exception par un ancrage territorial fort dans le respect des hommes et de la nature – source de matières d’exception. Seize métiers artisanaux irriguent la créativité de la maison dont les collections rayonnent dans près 300 magasins dans le monde."