Administrative Assistant, (GS-5), Fixed Term, Bangui, #132973

L’UNICEF œuvre dans plus de 190 pays et territoires pour sauver des vies d’enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l’adolescence.

À l'UNICEF, nous sommes engagés, passionnés et fiers de ce que nous faisons aussi longtemps que nécessaire. Promouvoir les droits de chaque enfant n'est pas seulement un travail, c'est une vocation.

L’UNICEF est un lieu où se construisent les carrières : nous offrons à nos collaborateurs de nombreuses opportunités de développement professionnel et personnel qui leur permettent de donner un sens à leur engagement auprès des enfants et des communautés du monde entier. Nous accueillons toutes les personnes qui souhaitent s’intégrer et évoluer au sein d’une culture riche et dynamique, et bénéficier d’une rémunération et d’avantages sociaux attractifs.

Visitez notre site web pour en savoir plus sur ce que nous faisons à l'UNICEF.

Pour chaque enfant, le droit à l’Education

Comment pouvez-vous faire la différence ? 

Suivi budgétaire (spécialisé)

• Surveille les budgets et les dépenses financières de la section, en veillant au respect des règles et règlements de l'UNICEF, en tenant le superviseur informé et conseillé sur les actions à entreprendre pour décision/suivi.

• Apporte son soutien en matière de révision/préparation du budget, de suivi de sa mise en œuvre et de prise de décision de l'utilisation des fonds, de la clôture opérationnelle et financière.

• Prépare et tient à jour les dossiers, les documents et les plans de contrôle pour le suivi budgétaire de Mise en œuvre du projet/programme.

• Effectue dans VISION les transactions relatives aux subventions de sa section, telles que l'enregistrement des attributions de subventions et le suivi des subventions de programme arrivant à expiration.

Ressources humaines (spécialisées)

• Rédige les avis de vacance de postes au sein de son bureau pour examen par son supérieur hiérarchique afin d'aider attirer les candidats idéaux.

• Assure un examen rapide et efficace des demandes afin de vérifier leur admissibilité minimale, en tenant compte des critères suivants : qualifications, compétences et exigences du poste.

• Assure la liaison avec les candidats aux différentes étapes du processus de recrutement.

• Coordonne la planification des entretiens et des évaluations techniques.

• Constitue et tient à jour les dossiers de recrutement, en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient fournis préparé.

• Surveille le cycle de vie du processus de recrutement afin d'informer le superviseur si nécessaire

Planification de bureau et gestion de projet (spécialisée)

• Garantit la disponibilité d'informations et de données opportunes, complètes et exactes pour la préparation Plans de travail par section et plans de gestion de projet.

• Effectue des recherches fondamentales et réalise des analyses comparatives des projets/programmes liés données.

• Surveille la mise en œuvre du projet par rapport aux étapes clés établies et formule des recommandations pour améliorer les performances.

• Contribue à garantir le respect des délais convenus.

• Sert de point de contact central pour l'examen de l'exhaustivité des rapports de données avec les principaux responsables du suivi et Informations d'évaluation.

Approvisionnement

• Guide les gestionnaires dans le processus d'analyse des besoins de personnel/analyses de sécurité, conformément aux politiques et directives émises par FRG, division des approvisionnements et DHR.

• Facilite le traitement des contrats des consultants et des partenaires externes qui fournissent des services à la section. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la mise en place des dispositions logistiques nécessaires.

• Maintient à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.

Communications et flux de travail

• Facilite la communication et le flux de travail de l'unité organisationnelle afin d'améliorer l'efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.

• Gère le courrier entrant et sortant, les courriels et les appels téléphoniques.

• Communique les informations courantes et certaines informations non courantes relatives au travail de l'équipe.

• Établit et tient à jour les systèmes de classement et de référence du bureau, tant traditionnels que numériques ; et veille à ce que les sites web inter/intranet soient à jour et exacts.

Gestion du calendrier, des réunions et de la correspondance

• Gère l'agenda du bureau et organise les réunions

• Rédige les comptes rendus de réunion, en veillant à l'exactitude, au souci du détail et à la cohérence

Événements/Logistique

• Apporte son soutien aux activités de renforcement des capacités et aux conférences en assurant l’organisation logistique, notamment en collaborant avec les animateurs, les traiteurs et les hôtes.

• Organise les horaires en se concertant avec les participants sur leurs disponibilités.

• Assure la liaison avec les responsables budgétaires et les sections concernées en ce qui concerne les coûts et les besoins.

• Prépare les documents de référence pour les participants et télécharge les documents validés sur l'intranet.

• Prépare et tient à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés au groupe de travail engagements.

Voyage

• Apporte une assistance aux membres du personnel en matière de déplacements, notamment pour l'organisation et le remboursement de leurs frais de voyage, conformément aux règles et politiques de l'organisation. Assure la liaison avec les interlocuteurs clés en matière de voyages afin de garantir à l'organisation les meilleurs services et tarifs pour tous ses déplacements.

• Informe/débriefe les membres du personnel sur les questions relatives aux sujets administratifs connexes tels que les visas, habilitation de sécurité et procédures de documentation.

• Extrait, saisit, tient à jour et vérifie l'exactitude des données de voyage dans le système de gestion des déplacements de l'organisation afin de garantir des transactions précises relatives aux frais de voyage et aux déplacements du personnel.

• Participe à l'élaboration des budgets relatifs aux frais de déplacement et assure le suivi du plan de voyage et du budget registres de contrôle.

• Surveille les certifications de voyage et en rend compte à l'équipe

 

Traitement des factures

• Responsable de la collecte des factures et du classement des documents pour approbation, puis de leur traitement en VISION.

• Téléverse les fichiers électroniques et vérifie les résultats sur le système de destination

• Répond aux demandes de renseignements des clients concernant l'état des transactions et autres questions.

Fournitures/Équipement

• Assure la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour des stocks articles.

• Surveille et supervise l'utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S'assure que les services et L'entretien des locaux est conforme aux normes de l'organisation.

• Organise l'achat et la distribution en temps voulu des fournitures de bureau.

Présence

• Assure la maintenance et la mise à jour d'un système de suivi des absences du personnel.

Impact des résultats

Portée des résultats clés dépasse le cadre de petites équipes isolées pour impacter les services de soutien de structures organisationnelles plus vastes et complexes. La personne titulaire du poste appuie son supérieur hiérarchique dans la compilation et la coordination des livrables, en veillant au respect des échéances et des règles et procédures établies. Le travail est standardisé ; toutefois, elle doit

Posséder une bonne connaissance des directives afin d’assurer le soutien opérationnel de la division ou du bureau. Les indicateurs clés de performance vont au-delà du respect des délais et de l’exactitude du travail et incluent la planification et l’organisation du travail de l’équipe.

Les adjoints administratifs à ce niveau représentent le superviseur dans les communications relatives à l'échange d'informations non courantes, à la coordination et au suivi des échéances, ainsi qu'à l'établissement et au maintien des communications avec le personnel des différentes divisions. Ces communications exigent tact et discrétion. Ils peuvent également fournir des conseils et des directives au personnel temporaire ou de niveau inférieur.

 

 

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devrez…

Exigences minimales :

[Inclure les exigences du poste vacant correspondant à sa catégorie et à son niveau. Vous pouvez consulter des exemples dans l'exemple de poste d'assistant virtuel de marque.]

• Formation : L’achèvement des études secondaires est requis, de préférence complété par des diplômes techniques ou universitaires liés au domaine de l’administration et de Voyage.
• Expérience professionnelle : Une expérience professionnelle administrative ou de bureau pertinent d'au moins 5 ans est requise.
• Exigences linguistiques : La maîtrise de Francais est requise. La connaissance d'une autre langue officielle de l'ONU (arabe, chinois, anglais, russe ou espagnol) ou d'une langue locale est un atout.

Atouts :

• Expérience pertinente au niveau national, notamment dans le domaine du développement, des contextes fragiles et humanitaires.

Pour chaque enfant, vous démontrez...

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF – bienveillance, respect, intégrité, confiance, responsabilité et durabilité (CRITAS) – sous-tendent toutes nos actions et la manière dont nous les menons. Découvrez notre Charte des valeurs : Les valeurs de l’UNICEF

Les compétences requises par l'UNICEF pour ce poste sont…

(1) Établit et entretient des partenariats

(2) Fait preuve de conscience de soi et de conscience éthique

(3) Volonté d'obtenir des résultats ayant un impact

(4) Innove et s'adapte au changement

(5) Gère l'ambiguïté et la complexité

(6) Pense et agit de manière stratégique

(7) Travaille en collaboration avec les autres

Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux.

L’UNICEF promeut et défend les droits de chaque enfant, partout dans le monde, dans toutes ses activités et a pour mandat de soutenir la réalisation de ces droits, notamment pour les enfants les plus défavorisés. Son personnel mondial doit refléter la diversité de ces enfants. La famille UNICEF s’engage à inclure toutes les personnes , sans distinction de race, d’origine ethnique, de handicap, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de religion, de nationalité, de milieu socio-économique, d’appartenance à une minorité ou de toute autre situation.

L’UNICEF encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées, sans distinction de sexe, de nationalité, de religion ou d’origine ethnique, et de personnes en situation de handicap, y compris les personnes neurodivergentes. Nous offrons à notre personnel de nombreux avantages, notamment un congé parental rémunéré, des pauses pour l’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes en situation de handicap. L’UNICEF met en place des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d’aménagements, veuillez soumettre votre demande via le bouton « Accessibilité » sur la page Carrières de l’UNICEF ( Accessibilité | UNICEF) . Si votre candidature est retenue, veuillez contacter directement le recruteur pour lui fournir plus de détails, afin que nous puissions prendre les dispositions nécessaires à l’avance.

L’UNICEF n’embauche pas de candidats mariés à des enfants (personnes de moins de 18 ans). L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard de tout comportement incompatible avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination fondée sur le sexe, la nationalité, l’âge, la race, l’orientation sexuelle, la religion, l’origine ethnique ou le handicap. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats retenus feront donc l’objet de vérifications rigoureuses de leurs références et de leurs antécédents, et devront respecter ces normes et principes. Ces vérifications porteront notamment sur les diplômes et l’expérience professionnelle. Les candidats retenus pourront être amenés à fournir des informations complémentaires pour permettre ces vérifications, et les candidats en situation de handicap pourront être invités à fournir, de manière confidentielle, des documents justificatifs relatifs à leur handicap.

Les nominations à l'UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. L'obtention d'un visa auprès du pays d'accueil du lieu d'affectation est requise pour les postes relevant du Programme international de protection de l'enfance (PI) et sera facilitée par l'UNICEF. Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SARS-CoV-2 (Covid-19). Si vous êtes sélectionné(e) pour un poste à l'UNICEF, vous devrez soit être vacciné(e) conformément aux exigences, soit obtenir une exemption médicale du département compétent des Nations Unies. À défaut, votre sélection sera annulée.

Remarques :

Conformément à l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, le critère primordial pour le recrutement du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité.

L’UNICEF s’engage à promouvoir un environnement de travail inclusif, représentatif et accueillant. Les personnes éligibles et qualifiées appartenant aux groupes sous-représentés ciblés sont invitées à postuler à ce poste.

Les fonctionnaires qui souhaitent travailler pour l'UNICEF doivent généralement démissionner de leur poste au sein de l'administration avant de prendre leurs fonctions. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d'emploi, sans indemnité, si un visa ou une autorisation médicale n'est pas obtenu(e), ou si les vaccinations requises ne sont pas effectuées, dans un délai raisonnable et pour quelque raison que ce soit.

L’UNICEF ne perçoit aucun frais de dossier à quelque étape que ce soit de son processus de recrutement, de sélection et d’embauche (candidature, entretien, validation des candidatures, nomination et formation). L’UNICEF ne demandera jamais les coordonnées bancaires des candidats.

L’action humanitaire est une priorité transversale du Plan stratégique de l’UNICEF. L’UNICEF s’engage à rester présent et à agir dans les contextes humanitaires. Par conséquent, l’ensemble du personnel, à tous les niveaux et dans tous les domaines fonctionnels, peut être mobilisé pour appuyer la réponse humanitaire, contribuant ainsi au renforcement de la résilience des communautés et des capacités des autorités nationales.

Tous les postes à l'UNICEF sont publiés et seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour la suite du processus de sélection. Un candidat interne possédant les compétences requises pour le poste dans le domaine fonctionnel concerné, ou un candidat interne/externe appartenant au groupe de talents correspondant, pourra être sélectionné, s'il correspond au profil recherché, sans évaluation des autres candidats.

Des informations complémentaires sur les possibilités d'emploi à l'UNICEF sont disponibles ici .