Sicherstellen einer funktionsfähigen und angenehmen Arbeitsumgebung für alle Mitarbeitenden durch systematische Pflege, Ordnung und Koordination der Büroinfrastruktur.
Entlasten des Office Management Teams operativ und dafür sorgen, dass sich das Team auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann.
Tägliche Kontrollrunden durchführen, Standards für Sauberkeit und Ordnung sicherstellen und Verbrauchsmaterialien eigenständig und vorausschauend befüllen.
Lieferanten für Verbrauchsmaterialien systematisch nach ESG-Kriterien, Fair-Trade-Standards und regionaler Verfügbarkeit recherchieren und bewerten.
Meetings professionell vorbereiten und nachbereiten, inklusive Catering-Organisation, Raumvorbereitung und Getränkebereitstellung für interne und externe Gäste.
Bestände an Getränken und Büromaterial vorausschauend überwachen und rechtzeitig nachbestellen.
Kurzfristig Vertretungsaufgaben im Telefondienst übernehmen und die Kolleg:innen im Office Management bei projektbezogenen Aufgaben unterstützen.

Erste praktische Erfahrung in serviceorientierten Tätigkeiten wie Office Management, Hotellerie, Gastronomie, Empfang oder vergleichbaren Bereichen mit eigenverantwortlicher Arbeitsweise.
Ausgeprägtes Gespür für professionelle Standards in Bewirtung, Raumvorbereitung und Gästebetreuung sowie höfliches, zuvorkommendes Auftreten gegenüber Kolleg:innen und Gästen.
Fähigkeit, fragmentierte operative Aufgaben in zuverlässige Tagesabläufe zu überführen, Prioritäten situativ anzupassen und Standards eigenständig zu prüfen.
Systematische Recherche und Bewertung von Lieferanten nach ESG-, Kultur
und Preis-Leistungs-Kriterien sowie vorausschauende Bedarfsplanung für Verbrauchsmaterialien.
Sichere Anwendung von Outlook, Teams und Excel für Kalender-Management.
Fließende Deutsch
und Englischkenntnisse (jeweils C1) für klare, freundliche Kommunikation mit Kolleg:innen, Gästen und Dienstleister:innen.
Eigeninitiative, Gewissenhaftigkeit und Flexibilität sowie Freude am Kontakt mit Menschen und eine offene, positive Ausstrahlung, die zu einer angenehmen Büroatmosphäre beiträgt.

Mach einen Unterschied: Deine Arbeit hilft, CO₂-Emissionen zu reduzieren und Gebäude nachhaltiger sowie energieeffizienter zu gestalten.
Mobile Work: Gestalte deinen Arbeitstag nach deinen Bedürfnissen – mit flexiblen Arbeitszeiten, kurzer Kernarbeitszeit und der Freiheit, aus unserem modernen Office in Köln, remote aus ganz Deutschland oder bis zu 10 Tage im Jahr aus dem europäischen Ausland zu arbeiten.
Feel-Good-Angebot: Mit 20 Tagen Jahresurlaub kannst du dich ausgiebig erholen, während frisches Bio-Obst, regionaler Kaffee, kostenlose Getränke und unser monatliches Teamfrühstück für deinen täglichen Energieboost sorgen.
Weiterbildung: Wir unterstützen dich mit maßgeschneiderten Weiterbildungsangeboten, um deine Karriere voranzutreiben.
Vorsorge: Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen (VWL) oder zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV).
#teamaedifion: Regelmäßige Teamevents, Arbeiten auf Augenhöhe, aktiver Erfahrungsaustausch und flache Hierarchien fördern ein starkes Miteinander und offene Kommunikation in unserem Team.
Hundefreundliches Büro: Bring deinen Hund mit – wir freuen uns auf tierische Unterstützung.

Office Manager

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